SmartInvent — Dokumentacja użytkownika
Kompletny przewodnik po systemie do zarządzania inwentaryzacją magazynową. Dowiedz się, jak konfigurować firmę, prowadzić inwentaryzację, korzystać z aplikacji mobilnej i eksportować wyniki.
1. Pierwsze kroki
SmartInvent to aplikacja SaaS (Software as a Service) do zarządzania inwentaryzacją fizyczną. Działa w przeglądarce internetowej oraz jako aplikacja mobilna na Androida, iOS i Windows.
Co możesz zrobić w SmartInvent?
📋 Inwentaryzacja
Twórz i przeprowadzaj inwentaryzacje w wielu trybach liczenia — standardowym, po lokalizacjach, partiach lub hybrydowo.
📱 Aplikacja mobilna
Skanuj kody kreskowe telefonem, licz produkty w terenie — nawet bez internetu.
📊 Eksport danych
Eksportuj wyniki inwentaryzacji do XLSX, PDF, EPP, INW lub XML Subiekt Nexo.
🔄 Synchronizacja ERP
Automatycznie synchronizuj produkty i stany z systemami ERP (np. Subiekt Nexo).
Wymagania
- Nowoczesna przeglądarka (Chrome, Edge, Firefox, Safari)
- Konto Microsoft (Azure Entra ID) do logowania
- Aktywna licencja SmartInvent
2. Logowanie
SmartInvent korzysta z logowania przez Microsoft Azure Entra ID (dawniej Azure AD). Oznacza to, że logujesz się swoim kontem Microsoft.
- Otwórz aplikację SmartInvent w przeglądarce lub uruchom aplikację mobilną.
- Kliknij przycisk „Zaloguj się".
- Zostaniesz przekierowany na stronę logowania Microsoft — podaj swój e-mail i hasło.
- Po pomyślnym logowaniu zobaczysz panel główny aplikacji.
3. Zarządzanie firmą
Po pierwszej rejestracji automatycznie tworzona jest Twoja firma wraz z licencją próbną. Dane firmowe możesz edytować w panelu administracyjnym.
Dane firmy
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Nazwa firmy | Pełna nazwa podmiotu (np. „Firma XYZ Sp. z o.o.") | ✅ Tak |
| NIP | Numer identyfikacji podatkowej | Nie |
| Adres | Ulica, miasto, kod pocztowy | Nie |
| Krótki kod | Unikalny identyfikator firmy w systemie (generowany automatycznie) | Auto |
Konfiguracja firmy
W ustawieniach firmy możesz dostosować:
| Ustawienie | Opis |
|---|---|
| Liczba etapów kontrolnych | Ile etapów (rund) liczenia jest dostępnych w inwentaryzacji (domyślnie: 2) |
| Widoczność stanów systemowych | Czy osoby liczące widzą oczekiwane ilości produktów |
| Tymczasowe produkty | Czy użytkownicy mogą dodawać produkty spoza katalogu podczas liczenia |
| Akceptacja regulaminu | Wymagana do korzystania z systemu |
Firmy podrzędne (podmioty)
Jeśli Twoja organizacja składa się z wielu oddziałów lub lokalizacji, możesz utworzyć firmy podrzędne (podmioty). Każdy podmiot ma własne:
- Produkty i stany magazynowe
- Magazyny i lokalizacje
- Inwentaryzacje
Schemat wielopodmiotowy
(zarządzanie) → Podmiot A
(magazyn Kraków) Podmiot B
(magazyn Warszawa) Podmiot C
(magazyn Gdańsk)
- Przejdź do Panel administracyjny → Firma → Podmioty.
- Kliknij „Dodaj podmiot".
- Podaj nazwę i dane podmiotu.
- Przypisz użytkowników do podmiotu.
Przełączanie kontekstu firmy
Jeśli należysz do wielu firm lub podmiotów, możesz przełączać się między nimi bez wylogowywania. Wystarczy kliknąć na nazwę firmy w pasku nawigacji i wybrać inną z listy.
4. Użytkownicy i role
System SmartInvent posiada cztery role użytkowników, uporządkowane hierarchicznie — od najniższego do najwyższego poziomu uprawnień:
| Rola | Opis | Uprawnienia |
|---|---|---|
| Zaproszony | Nowo zaproszony użytkownik, który jeszcze nie został aktywowany | Brak dostępu do funkcji systemu — oczekuje na przypisanie roli przez Administratora |
| Pracownik (Member) | Podstawowa rola operacyjna | Liczenie produktów w przydzielonych inwentaryzacjach, skanowanie kodów kreskowych, wprowadzanie ilości, przeglądanie przypisanych magazynów i podmiotów |
| Lider (Leader) | Rozszerzona rola z uprawnieniami zarządczymi | Wszystko co Pracownik, a dodatkowo: zarządzanie inwentaryzacjami (tworzenie, edycja, zamykanie etapów), podgląd podsumowań, eksport wyników, zarządzanie produktami i stanami magazynowymi |
| Admin | Pełny dostęp administracyjny | Wszystko co Lider, a dodatkowo: zarządzanie firmą i podmiotami, zarządzanie użytkownikami i ich rolami, konfiguracja licencji i płatności, klucze API, synchronizacja ERP, pełna konfiguracja systemu |
Dodawanie użytkownika
- Przejdź do Panel administracyjny → Użytkownicy.
- Kliknij „Zaproś użytkownika".
- Podaj adres e-mail, imię, nazwisko i wybierz rolę (Pracownik, Lider lub Admin).
- Opcjonalnie przypisz użytkownika do wybranych magazynów.
- Zapisz — użytkownik otrzyma zaproszenie i początkowo będzie miał status Zaproszony, aż zostanie aktywowany.
Zmiana roli użytkownika
Administrator może w dowolnym momencie zmienić rolę użytkownika:
- Przejdź do Panel administracyjny → Użytkownicy.
- Kliknij ikonę edycji przy wybranym użytkowniku.
- Zmień rolę na Pracownik, Lider lub Admin.
- Zapisz zmiany.
5. Produkty
Katalog produktów to podstawa systemu. Każdy produkt posiada:
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| SKU | Unikalny symbol produktu | ✅ Tak |
| Nazwa | Nazwa produktu | ✅ Tak |
| Kod kreskowy | EAN / kod kreskowy | Nie |
| Jednostka | szt., kg, m, l itp. | Nie |
| Cena | Cena globalna produktu | Nie |
| Tagi | Etykiety do filtrowania | Nie |
| Śledzenie partii | Czy produkt wymaga śledzenia partii/LOT | Nie |
| ID ERP | Identyfikator z systemu ERP (do synchronizacji) | Nie |
Wyszukiwanie i filtrowanie
- Wyszukiwanie pełnotekstowe po nazwie, SKU lub kodzie kreskowym
- Filtrowanie po tagach i statusie śledzenia partii
- Paginacja wyników (stronicowanie)
Import produktów z Excela
Import odbywa się w dwóch fazach — najpierw wgrywasz plik, potem mapujesz kolumny arkusza na pola produktu.
Wymagania pliku
- Format: .xlsx (Excel 2007+)
- Pierwszy wiersz powinien zawierać nagłówki kolumn
- Kolumna z SKU jest wymagana — to po niej system identyfikuje produkty
Przykładowy układ arkusza
| SKU | Nazwa | Kod kreskowy | Jednostka | Cena | Tagi |
|---|---|---|---|---|---|
| PRD-001 | Śruba M8x30 | 5901234567890 | szt. | 0.85 | śruby, metal |
| PRD-002 | Nakrętka M8 | 5901234567891 | szt. | 0.35 | nakrętki, metal |
| PRD-003 | Farba akrylowa 1L | 5901234567892 | szt. | 24.99 | farby |
Krok po kroku
- Faza 1 — Wgrywanie pliku: Przejdź do Produkty → Import i wybierz plik Excel (.xlsx). System odczyta nagłówki kolumn z arkusza.
- Mapowanie kolumn: System wyświetli listę kolumn znalezionych w pliku. Przeciągnij lub przypisz każdą kolumnę do odpowiedniego pola (SKU, Nazwa, Kod kreskowy, Jednostka, Cena, Tagi, ID ERP).
- Faza 2 — Import: Kliknij „Importuj". System przetworzy dane:
- Nowe produkty (nieistniejące SKU) zostaną utworzone
- Istniejące produkty (dopasowanie po SKU lub ID ERP) zostaną zaktualizowane
- Po zakończeniu zobaczysz podsumowanie — ile produktów dodano, ile zaktualizowano.
Śledzenie partii (batch tracking)
Produkty z włączoną flagą „Śledzenie partii" wymagają przypisania numerów partii (LOT) do każdego stanu magazynowego. Włączenie tej opcji odblokuje tryb liczenia Po partiach i Hybrydowy dla inwentaryzacji.
6. Magazyny
Każda inwentaryzacja jest przypisana do jednego magazynu. Magazyn reprezentuje fizyczne miejsce przechowywania towarów.
Dane magazynu
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Nazwa | Pełna nazwa magazynu (np. „Magazyn główny Kraków") | ✅ Tak |
| Kod | Krótki unikalny kod (np. „MAG-KRK-01") | ✅ Tak |
| Adres | Adres fizyczny magazynu | Nie |
Tworzenie magazynu
- Przejdź do Panel administracyjny → Magazyny.
- Kliknij „Dodaj magazyn".
- Wypełnij formularz — podaj nazwę, kod i opcjonalnie adres.
- Zapisz — magazyn pojawi się na liście.
Przypisywanie użytkowników do magazynów
Użytkownicy mogą być przypisani do wybranych magazynów. Dzięki temu widzą tylko inwentaryzacje i dane z przydzielonych im magazynów.
- Przejdź do Użytkownicy → edycja użytkownika.
- W sekcji „Przypisane magazyny" zaznacz odpowiednie magazyny.
- Zapisz zmiany.
7. Lokalizacje
Lokalizacje to drzewiasta (hierarchiczna) struktura miejsc w magazynie.
Każda lokalizacja ma rodzica, co tworzy ścieżkę (np. Hala A / Alejka 1 / Regał R1 / Półka 2).
Przykładowa struktura lokalizacji
📍 Alejka 1
📍 Regał A1-R1
📍 Półka 1
📍 Półka 2
📍 Alejka 2
📍 Regał A2-R1
📍 Hala B
📍 Strefa przyjęć
Dane lokalizacji
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod | Unikalny kod lokalizacji (np. „A1-R1-P2") |
| Nazwa | Czytelna nazwa (np. „Półka 2") |
| Rodzic | Lokalizacja nadrzędna (tworzy hierarchię) |
| Pełna ścieżka | Automatycznie wyliczana z przodków (np. „Hala A / Alejka 1 / Regał R1 / Półka 2") |
Ręczne tworzenie lokalizacji
- Przejdź do Panel administracyjny → Lokalizacje.
- Kliknij „Dodaj lokalizację".
- Podaj kod, nazwę i opcjonalnie wybierz lokalizację nadrzędną.
- Zapisz — lokalizacja pojawi się w drzewie.
Import lokalizacji z Excela
Lokalizacje można masowo zaimportować z arkusza Excel — analogicznie do importu produktów (dwufazowo).
Przykładowy arkusz lokalizacji
| Kod | Nazwa | Kod rodzica |
|---|---|---|
| HALA-A | Hala A | (puste — poziom główny) |
| HALA-A-AL1 | Alejka 1 | HALA-A |
| HALA-A-AL1-R1 | Regał R1 | HALA-A-AL1 |
| HALA-A-AL1-R1-P1 | Półka 1 | HALA-A-AL1-R1 |
- Przejdź do Lokalizacje → Import i wgraj plik .xlsx.
- Zmapuj kolumny arkusza na pola: Kod, Nazwa, Kod rodzica.
- Kliknij „Importuj" — system utworzy hierarchię lokalizacji.
8. Partie (batch / LOT)
Produkty z włączonym śledzeniem partii wymagają przypisania partii do każdego stanu magazynowego.
| Pole partii | Opis |
|---|---|
| Numer partii | Unikalny numer LOT/batch |
| Numer dostawy | Numer dokumentu dostawy |
| Data dostawy | Kiedy partia została dostarczona |
| Data ważności | Termin przydatności (FEFO) |
9. Stany magazynowe
Moduł Stany magazynowe (LiveStock) pokazuje bieżące ilości produktów w podziale na magazyny, lokalizacje i partie. To dane „na żywo", które mogą być aktualizowane ręcznie, importem Excel lub automatycznie przez synchronizację ERP.
Widoki stanów
| Widok | Opis | Licencja |
|---|---|---|
| Standardowy | Stany wg produktu i magazynu | Podstawowa |
| Po lokalizacjach | Stany z rozbiciem na lokalizacje (regał, półka) | Zaawansowana |
| Po partiach | Stany z rozbiciem na partie/LOT | Zaawansowana |
| Hybrydowy | Stany wg partii i lokalizacji jednocześnie | Zaawansowana |
Funkcje modułu
- Przeglądanie — aktualne stany z filtrami po produkcie, magazynie, lokalizacji
- Historia zmian — pełna historia zmian ilości dla każdego wpisu (kto, kiedy, ile)
- Podział stanów — możliwość podzielenia stanu na lokalizacje lub partie (np. rozbicie towaru z jednego regału na dwa)
- Import z Excela — masowe wgranie stanów z arkusza
- Automatyczna aktualizacja — SyncAgent synchronizuje stany z systemu ERP
Import stanów z Excela
Stany magazynowe można zaimportować masowo z pliku .xlsx:
Przykładowy arkusz stanów
| SKU | Magazyn (kod) | Ilość | Lokalizacja (kod) | Nr partii |
|---|---|---|---|---|
| PRD-001 | MAG-KRK-01 | 150 | HALA-A-AL1-R1-P1 | |
| PRD-002 | MAG-KRK-01 | 300 | HALA-A-AL1-R1-P2 | |
| PRD-003 | MAG-KRK-01 | 50 | LOT-2025-001 |
- Przejdź do Stany magazynowe → Import i wgraj plik .xlsx.
- Zmapuj kolumny (SKU, Magazyn, Ilość, Lokalizacja, Nr partii).
- Kliknij „Importuj" — system zaktualizuje stany.
Migawki (snapshots)
10. Tworzenie inwentaryzacji
Inwentaryzacja to główna funkcja systemu — pozwala na przeprowadzenie fizycznego liczenia towarów i porównanie ich z ilościami systemowymi.
Cykl życia inwentaryzacji
Jak utworzyć inwentaryzację?
- Utwórz nową inwentaryzację — wybierz magazyn, tryb liczenia, datę planowaną i opcjonalnie lokalizacje.
- Utwórz arkusze spisu — dodaj arkusze i przypisz je użytkownikom, którzy będą liczyć. Każdy arkusz to indywidualny dokument liczenia dla jednej osoby.
- Rozpocznij inwentaryzację — system utworzy migawki stanów. Status zmieni się na „W trakcie".
- Użytkownicy rozpoczynają swoje arkusze i liczą produkty — przez przeglądarkę lub aplikację mobilną.
- Po zakończeniu liczenia arkusze są zamykane, a Administrator przegląda podsumowanie.
- Eksportuj wyniki do wybranego formatu.
- Zakończ inwentaryzację.
Dane inwentaryzacji — szczegóły formularza
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Numer | Automatyczny, format: INW/{numer}/{rok} (np. INW/1/2025) | Auto |
| Magazyn | Wybierz magazyn, w którym odbędzie się inwentaryzacja | ✅ Tak |
| Tryb liczenia | Standardowy / Po lokalizacjach / Po partiach / Hybrydowy | ✅ Tak |
| Planowana data rozpoczęcia | Kiedy planujesz rozpocząć inwentaryzację | Nie |
| Planowana data zakończenia | Kiedy planujesz zakończyć inwentaryzację | Nie |
| Typ inwentaryzacji | Typ (np. roczna, doraźna, ciągła) | Nie |
| Typ rozliczeniowy | Sposób rozliczenia inwentaryzacji | Nie |
| Tagi | Etykiety do organizacji i filtrowania inwentaryzacji | Nie |
| Notatki | Dodatkowe informacje (np. instrukcje dla liczących) | Nie |
Uczestnicy inwentaryzacji
Na formularzu inwentaryzacji możesz określić osoby pełniące konkretne role:
| Rola | Opis |
|---|---|
| Kierownik inwentaryzacji | Osoba odpowiedzialna za przebieg inwentaryzacji |
| Przewodniczący komisji | Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej |
| Osoby materialnie odpowiedzialne | Osoby odpowiedzialne za mienie na magazynie |
| Uczestnicy (osoby liczące) | Użytkownicy przypisani do fizycznego liczenia |
Opcje konfiguracyjne inwentaryzacji
- Pokaż stany systemowe — czy osoby liczące widzą oczekiwane ilości (domyślnie: wyłączone = „liczenie na ślepo")
- Tymczasowe produkty — czy użytkownicy mogą dodawać produkty spoza katalogu podczas liczenia
- Lokalizacje — wybór konkretnych lokalizacji do inwentaryzacji (tryb po lokalizacjach/hybrydowy)
Arkusze spisu (Sheet)
Arkusz spisu to indywidualny dokument liczenia przypisany do konkretnego użytkownika w ramach inwentaryzacji. To w arkuszach odbywa się faktyczne liczenie produktów. Każda inwentaryzacja może mieć wiele arkuszy — po jednym (lub więcej) na osobę liczącą.
(np. INW/1/2025) → Arkusz 1
(Jan Kowalski) Arkusz 2
(Anna Nowak) Arkusz 3
(Piotr Wiśniewski)
Dane arkusza
| Pole | Opis |
|---|---|
| Numer arkusza | Automatyczny numer w ramach inwentaryzacji (np. INW/1/2025/1, INW/1/2025/2) |
| Przypisany użytkownik | Osoba odpowiedzialna za liczenie w tym arkuszu |
| Status | Planowany → W trakcie → Zamknięty |
| Typ | Zwykły (Regular) lub Korygujący (Amendments) |
| Etap | Numer etapu kontrolnego, do którego należy arkusz |
| Notatki | Dodatkowe informacje dla osoby liczącej |
| Tagi | Etykiety do organizacji arkuszy |
| Wybrane lokalizacje | Opcjonalne zawężenie do konkretnych lokalizacji (tryb po lokalizacjach/hybrydowy) |
| Data zamknięcia | Kiedy arkusz został zamknięty (CutOff) |
Cykl życia arkusza
(liczenie) → Zamknięty
Tworzenie arkusza
- Otwórz inwentaryzację i przejdź do zakładki z arkuszami.
- Kliknij „Dodaj arkusz".
- Wybierz użytkownika, któremu przypisujesz arkusz (Pracownicy z rolą Member są automatycznie przypisywani do siebie).
- Opcjonalnie dodaj notatki i wybierz lokalizacje (w trybie po lokalizacjach/hybrydowym).
- Zapisz — arkusz pojawi się na liście z statusem Planowany.
Rozpoczynanie i zamykanie arkusza
Arkusz można rozpocząć dopiero po wystartowaniu samej inwentaryzacji:
- Po rozpoczęciu inwentaryzacji otwórz swój arkusz.
- Kliknij „Rozpocznij Spis" — status zmieni się na W trakcie.
- Licz produkty — wprowadzaj ilości w siatce produktów.
- Po zakończeniu liczenia kliknij „Zamknij arkusz" — system zapisze datę zamknięcia i zablokuje dalsze edycje.
Arkusze korygujące
Na etapie korygowania (po etapach kontrolnych) system tworzy arkusze typu „Korygujący" (Amendments). Arkusz korygujący może pokazywać tylko produkty z rozbieżnościami z poprzedniego etapu — dzięki temu osoba licząca skupia się wyłącznie na pozycjach wymagających ponownego sprawdzenia.
Uprawnienia do arkuszy
| Rola | Uprawnienia do arkuszy |
|---|---|
| Pracownik | Widzi i liczy tylko swoje arkusze — przypisane do niego. Może rozpocząć i zamknąć arkusz jeśli inwentaryzacja ma włączoną opcję kontroli arkuszy przez pracownika. |
| Lider / Admin | Może tworzyć arkusze, przypisywać je użytkownikom, rozpoczynać, zamykać i edytować wszystkie arkusze w inwentaryzacji. |
11. Tryby liczenia
SmartInvent obsługuje cztery tryby liczenia, dostosowane do różnych potrzeb:
| Tryb | Opis | Licencja |
|---|---|---|
| Standardowy | Proste liczenie produktów — podajesz ilość każdego produktu. | Podstawowa |
| Po lokalizacjach | Liczenie z rozbiciem na lokalizacje w magazynie (regały, półki). | Zaawansowana |
| Po partiach | Liczenie z rozbiciem na partie / LOT. | Zaawansowana |
| Hybrydowy | Kombinacja — liczenie wg partii i lokalizacji jednocześnie. | Zaawansowana |
12. Liczenie
Liczenie odbywa się w arkuszach spisu (Sheet). Po rozpoczęciu inwentaryzacji i wystartowaniu arkusza, przypisany użytkownik może wprowadzać policzone ilości. Interfejs dostosowuje się do wybranego trybu liczenia.
Liczenie w zależności od trybu
| Tryb | Co widzi użytkownik | Co wprowadza |
|---|---|---|
| Standardowy | Lista produktów | Ilość policzoną dla każdego produktu |
| Po lokalizacjach | Produkty pogrupowane wg lokalizacji (regał, półka) | Ilość na każdej lokalizacji osobno |
| Po partiach | Produkty z wyświetlonymi numerami partii | Ilość per partia (LOT) |
| Hybrydowy | Produkty pogrupowane wg partii i lokalizacji | Ilość per partia na każdej lokalizacji |
W aplikacji webowej
- Otwórz swój arkusz spisu — znajdziesz go w liście arkuszy inwentaryzacji.
- Jeśli arkusz jest w statusie „Planowany", kliknij „Rozpocznij Spis".
- Wyszukaj produkt po nazwie, SKU lub kodzie kreskowym.
- Wprowadź policzoną ilość w odpowiednim polu (zależnie od trybu — globalnie, per lokalizacja lub per partia).
- Ilości zapisują się automatycznie — dane są natychmiast widoczne w podsumowaniu.
W aplikacji mobilnej
- Wybierz przydzielony arkusz spisu z listy (wyświetla się jako numer inwentaryzacji + numer arkusza, np.
INW/1/2025/1). - Zeskanuj kod kreskowy produktu aparatem telefonu lub skanerem zewnętrznym.
- System automatycznie rozpozna produkt — wprowadź ilość.
- Zatwierdź — dane zapisują się lokalnie i synchronizują do chmury.
Tymczasowe produkty
Jeśli administrator włączył opcję „Tymczasowe produkty", użytkownik może podczas liczenia dodać produkt, którego nie ma w katalogu. Wystarczy podać nazwę lub SKU — produkt trafi do inwentaryzacji jako tymczasowy i będzie widoczny w podsumowaniu.
13. Podsumowanie inwentaryzacji
Po zakończeniu liczenia Administrator widzi podsumowanie, które porównuje ilości policzone z ilościami systemowymi (z migawki).
Kolumny podsumowania
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| SKU | Symbol produktu |
| Nazwa produktu | Nazwa z katalogu |
| Kod kreskowy | EAN produktu |
| Ilość systemowa | Stan z migawki (zamrożony przy starcie inwentaryzacji) |
| Ilość policzona | Suma ilości wprowadzonych przez osoby liczące |
| Różnica | Ilość policzona − ilość systemowa |
| Cena | Cena jednostkowa produktu |
| Wartość różnicy | Różnica × cena (wartość niedoboru lub nadwyżki) |
Widoki podsumowania wg trybu
| Tryb inwentaryzacji | Grupowanie wyników |
|---|---|
| Standardowy | Płaska lista produktów |
| Po lokalizacjach | Produkty pogrupowane wg lokalizacji (regał, półka) |
| Po partiach | Produkty pogrupowane wg numeru partii (LOT) |
| Hybrydowy | Produkty pogrupowane wg partii → wg lokalizacji |
Interpretacja różnic
📉 Różnica ujemna (niedobór)
Policzona ilość jest mniejsza niż systemowa — na magazynie brakuje towaru.
📈 Różnica dodatnia (nadwyżka)
Policzona ilość jest większa niż systemowa — na magazynie jest więcej towaru niż w systemie.
14. Etapy kontrolne (multi-stage)
SmartInvent umożliwia wieloetapowe liczenie. Każdy etap to niezależna runda liczenia tych samych produktów.
- Administrator zamyka etap 1 — system zapisuje wyniki.
- Otwiera się etap 2 — użytkownicy liczą ponownie od zera.
- Po zamknięciu etapu 2 dostępne jest porównanie etapów — system pokazuje, gdzie wyniki różnią się między etapami.
- Można otworzyć kolejne etapy (liczba konfigurowana per firma).
15. Eksport wyników
Wyniki inwentaryzacji można eksportować do wielu formatów za pomocą wbudowanego kreatora eksportu (krok po kroku).
Dostępne formaty
| Format | Opis | Zastosowanie |
|---|---|---|
| XLSX | Arkusz Excel z konfigurowalnymi kolumnami i grupowaniem | Analiza danych, archiwizacja, własne raporty |
| Dokument PDF (arkusz spisu z natury) | Druk, oficjalne dokumenty, podpisy komisji | |
| EPP | Format EPP (własnościowy) | Import do systemu EPP |
| INW | Format INW (własnościowy) | Import do zewnętrznego systemu inwentaryzacyjnego |
| XML (Subiekt Nexo) | XML kompatybilny z Subiekt Nexo | Import bezpośrednio do ERP Subiekt Nexo |
Kreator eksportu — krok po kroku
- Krok 1: Wybierz format — wskaż docelowy format pliku (XLSX, PDF, EPP, INW lub XML).
- Krok 2: Konfiguracja opcji — ustaw szczegółowe opcje eksportu (patrz tabela poniżej).
- Krok 3: Mapowanie nagłówka — wybierz i ułóż kolumny nagłówka dokumentu (np. numer inwentaryzacji, data, magazyn, uczestnicy).
- Krok 4: Mapowanie pozycji — wybierz i ułóż kolumny pozycji produktów (np. SKU, Nazwa, Ilość systemowa, Ilość policzona, Różnica, Cena, Wartość).
- Krok 5: Pobierz plik — system wygeneruje plik i udostępni go do pobrania.
Opcje konfiguracji eksportu
| Opcja | Opis |
|---|---|
| Grupuj wg lokalizacji | Osobne sekcje (lub arkusze w pliku XLSX) dla każdej lokalizacji |
| Grupuj wg partii | Osobne sekcje (lub arkusze) dla każdej partii |
| Uwzględnij niepoliczone | Czy pokazać produkty, których nikt nie policzył |
| Użyj stanów początkowych | Porównanie z ilościami z momentu startu inwentaryzacji (migawka) |
| Pokaż nazwy kolumn nagłówka | Czy drukować nazwy kolumn w sekcji nagłówka |
| Pokaż nazwy kolumn pozycji | Czy drukować nazwy kolumn w sekcji pozycji |
| Separator kolumn | Separator w formatach tekstowych |
Eksport XLSX — szczegóły arkusza Excel
Format XLSX generuje plik Excel z pełną kontrolą nad zawartością:
- Nagłówek dokumentu — górna część arkusza z danymi inwentaryzacji (numer, data, magazyn, uczestnicy)
- Tabela pozycji — główna tabela z produktami, ilościami i różnicami
- Grupowanie — jeśli włączone, każda lokalizacja lub partia trafia do osobnego arkusza (sheet) w pliku Excel
- Kolejność kolumn — możesz przeciągać kolumny, aby ustalić ich kolejność w arkuszu
Przykładowa zawartość arkusza XLSX
| Lp. | SKU | Nazwa | Kod kreskowy | Ilość syst. | Ilość policzona | Różnica | Cena | Wartość różnicy |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | PRD-001 | Śruba M8x30 | 5901234567890 | 150 | 148 | -2 | 0,85 zł | -1,70 zł |
| 2 | PRD-002 | Nakrętka M8 | 5901234567891 | 300 | 305 | +5 | 0,35 zł | +1,75 zł |
| 3 | PRD-003 | Farba akrylowa 1L | 5901234567892 | 50 | 50 | 0 | 24,99 zł | 0,00 zł |
Eksport PDF — arkusz spisu z natury
Format PDF generuje gotowy do druku arkusz spisu z natury zawierający:
- Nagłówek z danymi firmy, inwentaryzacji, datami
- Dane uczestników (kierownik, komisja, osoby materialnie odpowiedzialne)
- Tabela pozycji z ilościami i różnicami
- Miejsce na podpisy komisji inwentaryzacyjnej
16. Aplikacja mobilna
SmartInvent posiada natywną aplikację mobilną dostępną na:
🤖 Android
Android 7.0+ (API 24+)
🍎 iOS / macOS
iOS 15.0+ / macOS Catalyst 15.0+
🪟 Windows
Windows 10+ (build 17763+)
Logowanie w aplikacji mobilnej
Logowanie odbywa się przez konto Microsoft — identycznie jak w wersji webowej. Dodatkowo dostępna jest autentykacja biometryczna (odcisk palca / Face ID).
Ekran główny — lista arkuszy spisu
Po zalogowaniu aplikacja mobilna wyświetla wyłącznie arkusze spisu (Sheets) przypisane do zalogowanego użytkownika. Użytkownik nie widzi listy inwentaryzacji — widzi od razu konkretne arkusze, w których ma liczyć.
Co widać na liście arkuszy?
Każdy arkusz na liście wyświetla:
| Element | Przykład | Opis |
|---|---|---|
| Numer arkusza | INW/1/2025/1 | Numer inwentaryzacji + numer arkusza |
| Status | W trakcie | Planowany / W trakcie / Zamknięty |
| Etap | Etap 1 | Numer etapu kontrolnego |
| Magazyn | Magazyn główny Kraków | Nazwa magazynu powiązanego z inwentaryzacją |
| Liczba pozycji | 48 | Ile produktów jest do policzenia w arkuszu |
Jak wygląda praca w aplikacji mobilnej?
- Po zalogowaniu widzisz listę swoich arkuszy — wybierz ten, w którym chcesz liczyć.
- Jeśli arkusz ma status „Planowany", kliknij „Rozpocznij Spis" — status zmieni się na „W trakcie".
- Skanuj kody kreskowe aparatem lub skanerem zewnętrznym — system rozpozna produkt.
- Wprowadź policzoną ilość — dane zapisują się lokalnie i synchronizują do chmury.
- Po policzeniu wszystkich produktów kliknij „Zamknij arkusz".
17. Skanowanie kodów kreskowych
Skanowanie kodów kreskowych odbywa się wewnątrz otwartego arkusza spisu. Po wybraniu arkusza z listy i rozpoczęciu liczenia, aplikacja mobilna obsługuje skanowanie na kilka sposobów:
- Kamera telefonu — tryb skanowania ciągłego lub pojedynczego
- Skaner zewnętrzny — podłączony skaner Bluetooth/USB
- Ręczne wpisanie — okno dialogowe do wpisania kodu
System obsługuje kody GS1 i automatycznie parsuje dane z kodów kreskowych (numer partii, data ważności itp.).
18. Praca offline
Aplikacja mobilna może działać bez połączenia z internetem. Dane arkuszy spisu i produktów są przechowywane lokalnie:
- Przed wejściem w teren zsynchronizuj dane — aplikacja pobierze Twoje arkusze spisu, listę produktów i stany magazynowe.
- Otwórz arkusz spisu i licz produkty normalnie — skanuj kody i wprowadzaj ilości. Dane zapisywane są lokalnie (SQLite).
- Po odzyskaniu połączenia kliknij „Synchronizuj" — policzone ilości z arkusza zostaną wysłane do chmury.
19. Synchronizacja z ERP
SmartInvent pozwala na automatyczną synchronizację danych z systemem ERP zainstalowanym w Twojej firmie (np. Subiekt Nexo).
Jak to działa?
(usługa Windows) → Baza ERP
(SQL Server) → Chmura SmartInvent
(gRPC API) → Twoje produkty
i stany
Co jest synchronizowane?
| Dane | Kierunek | Opis |
|---|---|---|
| Produkty | ERP → SmartInvent | Nazwy, SKU, kody kreskowe, jednostki, ceny |
| Stany magazynowe | ERP → SmartInvent | Aktualne ilości produktów na magazynach |
| Partie (LOT) | ERP → SmartInvent | Numery partii, daty ważności, daty dostaw |
Instalacja SyncAgent — krok po kroku
- Pobierz instalator — w panelu administracyjnym SmartInvent przejdź do Ustawienia → Synchronizacja ERP i pobierz instalator SyncAgent.
- Zainstaluj na serwerze — uruchom instalator na serwerze Windows, na którym dostępna jest baza danych ERP (SQL Server). SyncAgent zainstaluje się jako usługa Windows.
- Skonfiguruj połączenie — w pliku konfiguracyjnym podaj:
- Connection string do bazy danych ERP (SQL Server)
- Klucz API firmy SmartInvent (do autentykacji z chmurą)
- Adres endpointu gRPC SmartInvent
- Uruchom usługę — SyncAgent automatycznie rozpocznie synchronizację danych.
- Sprawdź dane — po kilku minutach produkty i stany powinny pojawić się w SmartInvent.
Mapowania synchronizacji
SyncAgent wykorzystuje mapowania pól, które definiują, jak dane z ERP przekładają się na pola w SmartInvent. Mapowania pozwalają np. określić, która kolumna w bazie ERP odpowiada nazwie produktu, a która kodowi kreskowemu.
20. Klucze API
Dla zaawansowanych integracji możesz tworzyć klucze API w panelu administracyjnym. Klucze pozwalają zewnętrznym systemom komunikować się ze SmartInvent.
- Przejdź do Ustawienia → Klucze API.
- Kliknij „Dodaj klucz".
- Nadaj nazwę i zapisz — klucz zostanie wygenerowany.
- Skopiuj klucz i użyj go w swoim systemie.
21. Plany i licencje
SmartInvent oferuje różne plany licencyjne:
| Funkcja | Plan podstawowy | Plan zaawansowany |
|---|---|---|
| Inwentaryzacja standardowa | ✅ | ✅ |
| Eksport (XLSX, PDF, EPP, INW, XML) | ✅ | ✅ |
| Aplikacja mobilna | ✅ | ✅ |
| Lokalizacje | ❌ | ✅ |
| Partie / batch | ❌ | ✅ |
| Tryb hybrydowy | ❌ | ✅ |
| Dokumenty magazynowe | ❌ | ✅ |
Dodatki (add-ons)
- Dodatkowe inwentaryzacje — zwiększenie limitu aktywnych inwentaryzacji
Tryby płatności
- Miesięcznie — subskrypcja miesięczna
- Rocznie — subskrypcja roczna (oszczędność)
- Jednorazowo — jednorazowy zakup
22. Płatności
Płatności obsługiwane są przez Stripe — bezpieczny system płatności online.
- Przejdź do Panel administracyjny → Płatności.
- Wybierz plan lub dodatek, który chcesz kupić.
- Zostaniesz przekierowany do Stripe Checkout — podaj dane karty.
- Po pomyślnej płatności licencja zostaje aktywowana automatycznie.
- Faktura zostanie wysłana na Twój e-mail.
23. Blog, changelog i roadmapa
- Blog — artykuły i poradniki dotyczące inwentaryzacji i systemu.
- Changelog — historia zmian i aktualizacji SmartInvent.
- Roadmapa — planowane funkcje na kolejne kwartały.
Dostępne zarówno na stronie marketingowej, jak i w panelu aplikacji.
24. Dokumenty magazynowe
Moduł dokumentów magazynowych służy do ewidencji i kontroli ruchów towarów na magazynie. Dokumenty mogą być importowane z systemu ERP (automatycznie przez SyncAgent lub ręcznie z pliku Excel) albo generowane automatycznie przez system przy zamknięciu inwentaryzacji.
Typy dokumentów
| Typ | Skrót | Opis |
|---|---|---|
| Przyjęcie zewnętrzne | PZ | Przyjęcie towarów od dostawcy na magazyn |
| Wydanie zewnętrzne | WZ | Wydanie towarów z magazynu do odbiorcy |
| Rozchód wewnętrzny | RW | Wewnętrzne wydanie materiałów (np. do produkcji) |
| Przyjęcie wewnętrzne | PW | Wewnętrzne przyjęcie materiałów (np. z produkcji) |
| Przesunięcie międzymagazynowe | MM | Transfer towarów między magazynami |
| Inwentaryzacja — niedobór | IN- | Dokument generowany automatycznie przy zamknięciu inwentaryzacji (brakujące towary) |
| Inwentaryzacja — nadwyżka | IN+ | Dokument generowany automatycznie przy zamknięciu inwentaryzacji (nadmiarowe towary) |
| Inny | Inny | Niestandardowy typ dokumentu zdefiniowany w systemie ERP |
Pochodzenie dokumentów
| Źródło | Opis |
|---|---|
| ERP | Dokument zaimportowany z systemu ERP (automatycznie przez SyncAgent lub ręcznie z pliku Excel) |
| Inwentaryzacja | Dokument wygenerowany automatycznie w wyniku zamknięcia inwentaryzacji (IN+ / IN-) |
Statusy dokumentów
lub Niezgodność → Zamknięty
| Status | Opis |
|---|---|
| Nowy | Dokument zaimportowany z ERP lub wygenerowany — jeszcze nie sprawdzony |
| W trakcie | Dokument przypisany do użytkownika, trwa weryfikacja |
| Zweryfikowany | Sprawdzony — dokument jest zgodny z rzeczywistością |
| Niezgodność | Sprawdzony — wykryto różnice między dokumentem a stanem faktycznym |
| Zamknięty | Dokument zatwierdzony i zamknięty |
Dane dokumentu
| Pole | Opis |
|---|---|
| Numer dokumentu | Unikalny numer dokumentu (z ERP lub wygenerowany) |
| Typ dokumentu | PZ, WZ, RW, PW, MM, IN+, IN- lub inny |
| Nazwa typu z ERP | Oryginalna nazwa typu dokumentu z systemu ERP |
| Data wystawienia | Data wystawienia dokumentu |
| Magazyn | Magazyn, którego dotyczy dokument |
| Kontrahent | Nazwa dostawcy lub odbiorcy |
| Łączna ilość | Suma ilości ze wszystkich pozycji dokumentu |
| Łączna wartość | Suma wartości ze wszystkich pozycji dokumentu |
| Status | Aktualny status dokumentu |
| Zgodność | Wynik weryfikacji — zgodny / niezgodny / niesprawdzony |
| Przypisany użytkownik | Osoba odpowiedzialna za weryfikację dokumentu |
| Eksport ERP | Czy dokument został wyeksportowany do systemu ERP |
Pozycje dokumentu
Każdy dokument magazynowy zawiera listę pozycji (linii) z informacjami o produktach:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod produktu | SKU produktu z katalogu lub z ERP |
| Nazwa produktu | Nazwa produktu |
| Ilość | Ilość na pozycji |
| Jednostka | Jednostka miary (szt., kg, m, l itp.) |
| Cena jednostkowa | Cena za jednostkę |
| Wartość | Ilość × cena jednostkowa |
| Numer partii | Numer LOT/batch (opcjonalnie) |
| Data ważności | Data ważności partii (opcjonalnie) |
| Lokalizacja | Kod lokalizacji magazynowej (opcjonalnie) |
Sprawdzanie dokumentów magazynowych
Kluczową funkcją modułu dokumentów jest sprawdzanie (weryfikacja) — fizyczne potwierdzenie, że towary wymienione w dokumencie rzeczywiście zostały przyjęte lub wydane zgodnie z dokumentem. Sprawdzanie pozwala wychwycić niezgodności między dokumentacją a stanem faktycznym.
Tryby weryfikacji
Przy tworzeniu sprawdzenia wybierasz jeden z dwóch trybów:
✅ Tryb podstawowy (Basic)
Szybka weryfikacja — jeden arkusz, jedna osoba. System automatycznie tworzy inwentaryzację typu „Kontrola dokumentu" z jednym arkuszem spisu przypisanym do Ciebie. Możesz od razu zacząć liczyć produkty z dokumentu.
- Bez etapów kontrolnych
- Dokładne dopasowanie ilości
- Idealny do szybkiego sprawdzenia pojedynczej dostawy
📋 Tryb zaawansowany (Advanced)
Wieloetapowa kontrola — pełny mechanizm inwentaryzacyjny. Tworzysz inwentaryzację z możliwością wielu arkuszy, wielu osób liczących i etapów kontrolnych. Dodatkowo wybierasz tryb liczenia:
- Standardowy — liczenie wg produktu
- Po partiach — liczenie wg produktu i partii/dostawy
Jak utworzyć sprawdzenie dokumentu?
- Przejdź do Dokumenty magazynowe — zobaczysz listę dokumentów.
- Kliknij ikonę „Utwórz sprawdzenie dokumentu" (ikona ✓) przy wybranym dokumencie.
Dokumenty wygenerowane automatycznie (IN+/IN-) nie mogą mieć sprawdzenia. - Wybierz tryb weryfikacji — Podstawowy lub Zaawansowany.
- System utworzy inwentaryzację z produktami z dokumentu i automatycznie rozpocznie arkusz spisu (w trybie podstawowym) lub przekieruje do ekranu inwentaryzacji (w trybie zaawansowanym).
- Licz produkty — porównując ilości z dokumentu ze stanem faktycznym na magazynie.
- Po zakończeniu liczenia — zamknij arkusz. System automatycznie porówna wyniki z pozycjami dokumentu i oznaczy dokument jako Zweryfikowany lub Niezgodność.
Cykl życia sprawdzenia dokumentu
(arkusz spisu) → Zamknięcie
(Zgodny / Niezgodność)
Ponowne otwarcie sprawdzenia
Jeśli sprawdzenie dokumentu zostało zamknięte, ale wymagana jest ponowna weryfikacja, Lider lub Administrator może ponownie otworzyć zamknięte sprawdzenie. Wymaga to włączonej opcji „Zezwalaj na edycję po zamknięciu" w konfiguracji firmy.
Status sprawdzenia na liście dokumentów
| Status sprawdzenia | Opis |
|---|---|
| Zaplanowane | Sprawdzenie utworzone, ale jeszcze nie rozpoczęte |
| W trakcie | Trwa liczenie / weryfikacja |
| Zakończone | Sprawdzenie zamknięte — wynik dostępny |
| — | Brak sprawdzenia (dokument jeszcze nie weryfikowany) |
Import dokumentów z Excela
Jeśli synchronizacja ERP nie jest aktywna, dokumenty magazynowe można importować masowo z pliku Excel (.xlsx). Import przebiega w trzech krokach:
- Wgrywanie pliku: Przejdź do Dokumenty magazynowe → Importuj dokumenty i wybierz plik Excel (.xlsx). System odczyta nagłówki kolumn z arkusza.
- Mapowanie kolumn: Przypisz kolumny z pliku do pól dokumentu:
- Wymagane: Typ dokumentu, Numer dokumentu, Kod artykułu, Ilość
- Opcjonalne: Data, Magazyn, Cena, Wartość, Kontrahent, Nr partii, Data ważności, Nr dostawy
- Podgląd i zatwierdzenie: System wyświetli podsumowanie — ile dokumentów rozpoznał, ile pozycji, ile wierszy z błędami. Wiersze z błędami (np. nieznany kod artykułu) zostaną pominięte. Kliknij „Zatwierdź import".
Przykładowy arkusz importu
| Typ | Numer dokumentu | Data | Kod artykułu | Ilość | Cena | Kontrahent |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PZ | PZ/001/2025 | 2025-01-15 | PRD-001 | 100 | 0.85 | Dostawca ABC |
| PZ | PZ/001/2025 | 2025-01-15 | PRD-002 | 200 | 0.35 | Dostawca ABC |
| WZ | WZ/001/2025 | 2025-01-20 | PRD-003 | 50 | 24.99 | Odbiorca XYZ |
Dokumenty w aplikacji mobilnej
Aplikacja mobilna również obsługuje moduł dokumentów magazynowych. Po zalogowaniu użytkownik widzi listę dokumentów z możliwością:
- Przeglądania dokumentów i ich pozycji
- Wyszukiwania i filtrowania dokumentów
- Tworzenia sprawdzeń dokumentów (dla Liderów i Administratorów)
- Przechodzenia do kontroli dokumentu (liczenie produktów z dokumentu)
25. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy mogę korzystać z aplikacji bez internetu?
Tak — aplikacja mobilna obsługuje tryb offline. Dane synchronizują się po odzyskaniu połączenia.
Ile osób może liczyć jednocześnie?
Nie ma limitu osób liczących — wielu użytkowników może liczyć tę samą inwentaryzację jednocześnie.
Czy mogę zaimportować produkty z mojego systemu ERP?
Tak — możesz importować produkty z Excela lub skonfigurować automatyczną synchronizację za pomocą SyncAgent.
Jakie formaty kodów kreskowych są obsługiwane?
System obsługuje standardowe kody kreskowe EAN oraz kody GS1 (z automatycznym parsowaniem danych).
Czy dane są bezpieczne?
Tak — SmartInvent korzysta z autentykacji Azure Entra ID, szyfrowanej komunikacji gRPC/TLS i izolacji danych per firma (oddzielne schematy bazy danych).
Jak anulować subskrypcję?
Przejdź do Panel administracyjny → Płatności i kliknij „Anuluj subskrypcję". Dostęp zachowasz do końca opłaconego okresu.
W jakim formacie muszą być pliki do importu?
Wszystkie importy (produkty, lokalizacje, stany, dokumenty) wymagają pliku Excel (.xlsx). Pierwszy wiersz powinien zawierać nagłówki kolumn. Po wgraniu pliku system pozwoli zmapować kolumny na odpowiednie pola.
Czym różni się plan podstawowy od zaawansowanego?
Plan zaawansowany odblokowuje: inwentaryzację po lokalizacjach, po partiach, tryb hybrydowy oraz moduł dokumentów magazynowych (PZ/WZ). Plan podstawowy oferuje liczenie standardowe i eksport do wszystkich formatów.
Czy mogę mieć wiele magazynów i oddziałów?
Tak — możesz tworzyć wiele magazynów oraz firmy podrzędne (podmioty), z których każda ma własne dane, inwentaryzacje i użytkowników. Liczba podmiotów zależy od planu licencyjnego.
Jak wygląda eksportowany arkusz Excel (XLSX)?
Plik XLSX zawiera nagłówek dokumentu (numer inwentaryzacji, data, magazyn) oraz tabelę pozycji z kolumnami, które sam wybierasz w kreatorze eksportu (SKU, Nazwa, Ilość systemowa, Policzona, Różnica, Cena, Wartość). Jeśli włączysz grupowanie, każda lokalizacja lub partia trafi do osobnego arkusza.
Czym jest sprawdzanie dokumentów magazynowych?
Sprawdzanie to fizyczna weryfikacja, czy towary z dokumentu (np. dostawy PZ lub wydania WZ) rzeczywiście zostały przyjęte lub wydane w odpowiednich ilościach. System tworzy specjalną inwentaryzację zawierającą tylko produkty z dokumentu. Po policzeniu porównuje wyniki i oznacza dokument jako zgodny lub z niezgodnością. Dostępne są dwa tryby: podstawowy (szybki, jedna osoba) i zaawansowany (wieloetapowy, wiele osób, opcjonalnie z rozbiciem na partie).
Czy dokumenty magazynowe wpływają na stany magazynowe?
Nie — dokumenty magazynowe służą wyłącznie do ewidencji i kontroli ruchów towarów oraz do ustalania partii. Stany magazynowe aktualizowane są niezależnie przez moduł Stany magazynowe, import z Excela lub synchronizację ERP.