SmartInvent — Dokumentacja użytkownika

Kompletny przewodnik po systemie do zarządzania inwentaryzacją magazynową. Dowiedz się, jak konfigurować firmę, prowadzić inwentaryzację, korzystać z aplikacji mobilnej i eksportować wyniki.

1. Pierwsze kroki

SmartInvent to aplikacja SaaS (Software as a Service) do zarządzania inwentaryzacją fizyczną. Działa w przeglądarce internetowej oraz jako aplikacja mobilna na Androida, iOS i Windows.

Co możesz zrobić w SmartInvent?

📋 Inwentaryzacja

Twórz i przeprowadzaj inwentaryzacje w wielu trybach liczenia — standardowym, po lokalizacjach, partiach lub hybrydowo.

📱 Aplikacja mobilna

Skanuj kody kreskowe telefonem, licz produkty w terenie — nawet bez internetu.

📊 Eksport danych

Eksportuj wyniki inwentaryzacji do XLSX, PDF, EPP, INW lub XML Subiekt Nexo.

🔄 Synchronizacja ERP

Automatycznie synchronizuj produkty i stany z systemami ERP (np. Subiekt Nexo).

Wymagania

2. Logowanie

SmartInvent korzysta z logowania przez Microsoft Azure Entra ID (dawniej Azure AD). Oznacza to, że logujesz się swoim kontem Microsoft.

  1. Otwórz aplikację SmartInvent w przeglądarce lub uruchom aplikację mobilną.
  2. Kliknij przycisk „Zaloguj się".
  3. Zostaniesz przekierowany na stronę logowania Microsoft — podaj swój e-mail i hasło.
  4. Po pomyślnym logowaniu zobaczysz panel główny aplikacji.

3. Zarządzanie firmą

Po pierwszej rejestracji automatycznie tworzona jest Twoja firma wraz z licencją próbną. Dane firmowe możesz edytować w panelu administracyjnym.

Dane firmy

Pole Opis Wymagane
Nazwa firmyPełna nazwa podmiotu (np. „Firma XYZ Sp. z o.o.")✅ Tak
NIPNumer identyfikacji podatkowejNie
AdresUlica, miasto, kod pocztowyNie
Krótki kodUnikalny identyfikator firmy w systemie (generowany automatycznie)Auto

Konfiguracja firmy

W ustawieniach firmy możesz dostosować:

Ustawienie Opis
Liczba etapów kontrolnychIle etapów (rund) liczenia jest dostępnych w inwentaryzacji (domyślnie: 2)
Widoczność stanów systemowychCzy osoby liczące widzą oczekiwane ilości produktów
Tymczasowe produktyCzy użytkownicy mogą dodawać produkty spoza katalogu podczas liczenia
Akceptacja regulaminuWymagana do korzystania z systemu

Firmy podrzędne (podmioty)

Jeśli Twoja organizacja składa się z wielu oddziałów lub lokalizacji, możesz utworzyć firmy podrzędne (podmioty). Każdy podmiot ma własne:

Schemat wielopodmiotowy

Firma główna
(zarządzanie)
Podmiot A
(magazyn Kraków)
  Podmiot B
(magazyn Warszawa)
  Podmiot C
(magazyn Gdańsk)
  1. Przejdź do Panel administracyjny → Firma → Podmioty.
  2. Kliknij „Dodaj podmiot".
  3. Podaj nazwę i dane podmiotu.
  4. Przypisz użytkowników do podmiotu.
Liczba dostępnych podmiotów zależy od wybranego planu licencyjnego i ewentualnych dodatków (Extra Companies).

Przełączanie kontekstu firmy

Jeśli należysz do wielu firm lub podmiotów, możesz przełączać się między nimi bez wylogowywania. Wystarczy kliknąć na nazwę firmy w pasku nawigacji i wybrać inną z listy.

4. Użytkownicy i role

System SmartInvent posiada cztery role użytkowników, uporządkowane hierarchicznie — od najniższego do najwyższego poziomu uprawnień:

Rola Opis Uprawnienia
Zaproszony Nowo zaproszony użytkownik, który jeszcze nie został aktywowany Brak dostępu do funkcji systemu — oczekuje na przypisanie roli przez Administratora
Pracownik (Member) Podstawowa rola operacyjna Liczenie produktów w przydzielonych inwentaryzacjach, skanowanie kodów kreskowych, wprowadzanie ilości, przeglądanie przypisanych magazynów i podmiotów
Lider (Leader) Rozszerzona rola z uprawnieniami zarządczymi Wszystko co Pracownik, a dodatkowo: zarządzanie inwentaryzacjami (tworzenie, edycja, zamykanie etapów), podgląd podsumowań, eksport wyników, zarządzanie produktami i stanami magazynowymi
Admin Pełny dostęp administracyjny Wszystko co Lider, a dodatkowo: zarządzanie firmą i podmiotami, zarządzanie użytkownikami i ich rolami, konfiguracja licencji i płatności, klucze API, synchronizacja ERP, pełna konfiguracja systemu
Role są hierarchiczne — każda wyższa rola dziedziczy wszystkie uprawnienia ról niższych. Na przykład Lider ma wszystkie uprawnienia Pracownika, a Admin ma wszystkie uprawnienia Lidera.

Dodawanie użytkownika

  1. Przejdź do Panel administracyjny → Użytkownicy.
  2. Kliknij „Zaproś użytkownika".
  3. Podaj adres e-mail, imię, nazwisko i wybierz rolę (Pracownik, Lider lub Admin).
  4. Opcjonalnie przypisz użytkownika do wybranych magazynów.
  5. Zapisz — użytkownik otrzyma zaproszenie i początkowo będzie miał status Zaproszony, aż zostanie aktywowany.

Zmiana roli użytkownika

Administrator może w dowolnym momencie zmienić rolę użytkownika:

  1. Przejdź do Panel administracyjny → Użytkownicy.
  2. Kliknij ikonę edycji przy wybranym użytkowniku.
  3. Zmień rolę na Pracownik, Lider lub Admin.
  4. Zapisz zmiany.
Nie można zmienić roli jedynego Administratora w firmie — zawsze musi istnieć co najmniej jeden użytkownik z rolą Admin.

5. Produkty

Katalog produktów to podstawa systemu. Każdy produkt posiada:

Pole Opis Wymagane
SKUUnikalny symbol produktu✅ Tak
NazwaNazwa produktu✅ Tak
Kod kreskowyEAN / kod kreskowyNie
Jednostkaszt., kg, m, l itp.Nie
CenaCena globalna produktuNie
TagiEtykiety do filtrowaniaNie
Śledzenie partiiCzy produkt wymaga śledzenia partii/LOTNie
ID ERPIdentyfikator z systemu ERP (do synchronizacji)Nie

Wyszukiwanie i filtrowanie

Import produktów z Excela

Import odbywa się w dwóch fazach — najpierw wgrywasz plik, potem mapujesz kolumny arkusza na pola produktu.

Wymagania pliku

Przykładowy układ arkusza

SKU Nazwa Kod kreskowy Jednostka Cena Tagi
PRD-001Śruba M8x305901234567890szt.0.85śruby, metal
PRD-002Nakrętka M85901234567891szt.0.35nakrętki, metal
PRD-003Farba akrylowa 1L5901234567892szt.24.99farby

Krok po kroku

  1. Faza 1 — Wgrywanie pliku: Przejdź do Produkty → Import i wybierz plik Excel (.xlsx). System odczyta nagłówki kolumn z arkusza.
  2. Mapowanie kolumn: System wyświetli listę kolumn znalezionych w pliku. Przeciągnij lub przypisz każdą kolumnę do odpowiedniego pola (SKU, Nazwa, Kod kreskowy, Jednostka, Cena, Tagi, ID ERP).
  3. Faza 2 — Import: Kliknij „Importuj". System przetworzy dane:
    • Nowe produkty (nieistniejące SKU) zostaną utworzone
    • Istniejące produkty (dopasowanie po SKU lub ID ERP) zostaną zaktualizowane
  4. Po zakończeniu zobaczysz podsumowanie — ile produktów dodano, ile zaktualizowano.
Jeśli Twoje produkty mają identyfikator z systemu ERP (ExternalErpId), możesz zmapować go w imporcie — system będzie go używał do dopasowania przy kolejnych importach i synchronizacji ERP.

Śledzenie partii (batch tracking)

Produkty z włączoną flagą „Śledzenie partii" wymagają przypisania numerów partii (LOT) do każdego stanu magazynowego. Włączenie tej opcji odblokuje tryb liczenia Po partiach i Hybrydowy dla inwentaryzacji.

6. Magazyny

Każda inwentaryzacja jest przypisana do jednego magazynu. Magazyn reprezentuje fizyczne miejsce przechowywania towarów.

Dane magazynu

Pole Opis Wymagane
NazwaPełna nazwa magazynu (np. „Magazyn główny Kraków")✅ Tak
KodKrótki unikalny kod (np. „MAG-KRK-01")✅ Tak
AdresAdres fizyczny magazynuNie

Tworzenie magazynu

  1. Przejdź do Panel administracyjny → Magazyny.
  2. Kliknij „Dodaj magazyn".
  3. Wypełnij formularz — podaj nazwę, kod i opcjonalnie adres.
  4. Zapisz — magazyn pojawi się na liście.

Przypisywanie użytkowników do magazynów

Użytkownicy mogą być przypisani do wybranych magazynów. Dzięki temu widzą tylko inwentaryzacje i dane z przydzielonych im magazynów.

  1. Przejdź do Użytkownicy → edycja użytkownika.
  2. W sekcji „Przypisane magazyny" zaznacz odpowiednie magazyny.
  3. Zapisz zmiany.
Administratorzy mają dostęp do wszystkich magazynów niezależnie od przypisań.

7. Lokalizacje

Lokalizacje to drzewiasta (hierarchiczna) struktura miejsc w magazynie. Każda lokalizacja ma rodzica, co tworzy ścieżkę (np. Hala A / Alejka 1 / Regał R1 / Półka 2).

Przykładowa struktura lokalizacji

📍 Hala A
   📍 Alejka 1
      📍 Regał A1-R1
         📍 Półka 1
         📍 Półka 2
   📍 Alejka 2
      📍 Regał A2-R1
📍 Hala B
   📍 Strefa przyjęć

Dane lokalizacji

Pole Opis
KodUnikalny kod lokalizacji (np. „A1-R1-P2")
NazwaCzytelna nazwa (np. „Półka 2")
RodzicLokalizacja nadrzędna (tworzy hierarchię)
Pełna ścieżkaAutomatycznie wyliczana z przodków (np. „Hala A / Alejka 1 / Regał R1 / Półka 2")

Ręczne tworzenie lokalizacji

  1. Przejdź do Panel administracyjny → Lokalizacje.
  2. Kliknij „Dodaj lokalizację".
  3. Podaj kod, nazwę i opcjonalnie wybierz lokalizację nadrzędną.
  4. Zapisz — lokalizacja pojawi się w drzewie.

Import lokalizacji z Excela

Lokalizacje można masowo zaimportować z arkusza Excel — analogicznie do importu produktów (dwufazowo).

Przykładowy arkusz lokalizacji

Kod Nazwa Kod rodzica
HALA-AHala A(puste — poziom główny)
HALA-A-AL1Alejka 1HALA-A
HALA-A-AL1-R1Regał R1HALA-A-AL1
HALA-A-AL1-R1-P1Półka 1HALA-A-AL1-R1
  1. Przejdź do Lokalizacje → Import i wgraj plik .xlsx.
  2. Zmapuj kolumny arkusza na pola: Kod, Nazwa, Kod rodzica.
  3. Kliknij „Importuj" — system utworzy hierarchię lokalizacji.
Lokalizacje wymagają licencji z funkcją Zaawansowana inwentaryzacja.

8. Partie (batch / LOT)

Produkty z włączonym śledzeniem partii wymagają przypisania partii do każdego stanu magazynowego.

Pole partii Opis
Numer partiiUnikalny numer LOT/batch
Numer dostawyNumer dokumentu dostawy
Data dostawyKiedy partia została dostarczona
Data ważnościTermin przydatności (FEFO)
Śledzenie partii wymaga licencji z funkcją Zaawansowana inwentaryzacja.

9. Stany magazynowe

Moduł Stany magazynowe (LiveStock) pokazuje bieżące ilości produktów w podziale na magazyny, lokalizacje i partie. To dane „na żywo", które mogą być aktualizowane ręcznie, importem Excel lub automatycznie przez synchronizację ERP.

Widoki stanów

Widok Opis Licencja
StandardowyStany wg produktu i magazynuPodstawowa
Po lokalizacjachStany z rozbiciem na lokalizacje (regał, półka)Zaawansowana
Po partiachStany z rozbiciem na partie/LOTZaawansowana
HybrydowyStany wg partii i lokalizacji jednocześnieZaawansowana

Funkcje modułu

Import stanów z Excela

Stany magazynowe można zaimportować masowo z pliku .xlsx:

Przykładowy arkusz stanów

SKU Magazyn (kod) Ilość Lokalizacja (kod) Nr partii
PRD-001MAG-KRK-01150HALA-A-AL1-R1-P1
PRD-002MAG-KRK-01300HALA-A-AL1-R1-P2
PRD-003MAG-KRK-0150LOT-2025-001
  1. Przejdź do Stany magazynowe → Import i wgraj plik .xlsx.
  2. Zmapuj kolumny (SKU, Magazyn, Ilość, Lokalizacja, Nr partii).
  3. Kliknij „Importuj" — system zaktualizuje stany.

Migawki (snapshots)

Przy starcie inwentaryzacji system tworzy „migawkę" (snapshot) stanów — zamrożoną kopię aktualnych ilości, względem której będą porównywane wyniki liczenia. Migawka zawiera zdenormalizowane dane produktu, lokalizacji i partii, dzięki czemu nawet jeśli dane się zmienią po rozpoczęciu inwentaryzacji, podsumowanie będzie spójne.
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji możesz odświeżyć stany systemowe w migawce, jeśli chcesz uwzględnić najnowsze dane z ERP.

10. Tworzenie inwentaryzacji

Inwentaryzacja to główna funkcja systemu — pozwala na przeprowadzenie fizycznego liczenia towarów i porównanie ich z ilościami systemowymi.

Cykl życia inwentaryzacji

Szkic (Draft) W trakcie (InProgress) Zakończona (Completed)

Jak utworzyć inwentaryzację?

  1. Utwórz nową inwentaryzację — wybierz magazyn, tryb liczenia, datę planowaną i opcjonalnie lokalizacje.
  2. Utwórz arkusze spisu — dodaj arkusze i przypisz je użytkownikom, którzy będą liczyć. Każdy arkusz to indywidualny dokument liczenia dla jednej osoby.
  3. Rozpocznij inwentaryzację — system utworzy migawki stanów. Status zmieni się na „W trakcie".
  4. Użytkownicy rozpoczynają swoje arkusze i liczą produkty — przez przeglądarkę lub aplikację mobilną.
  5. Po zakończeniu liczenia arkusze są zamykane, a Administrator przegląda podsumowanie.
  6. Eksportuj wyniki do wybranego formatu.
  7. Zakończ inwentaryzację.

Dane inwentaryzacji — szczegóły formularza

Pole Opis Wymagane
NumerAutomatyczny, format: INW/{numer}/{rok} (np. INW/1/2025)Auto
MagazynWybierz magazyn, w którym odbędzie się inwentaryzacja✅ Tak
Tryb liczeniaStandardowy / Po lokalizacjach / Po partiach / Hybrydowy✅ Tak
Planowana data rozpoczęciaKiedy planujesz rozpocząć inwentaryzacjęNie
Planowana data zakończeniaKiedy planujesz zakończyć inwentaryzacjęNie
Typ inwentaryzacjiTyp (np. roczna, doraźna, ciągła)Nie
Typ rozliczeniowySposób rozliczenia inwentaryzacjiNie
TagiEtykiety do organizacji i filtrowania inwentaryzacjiNie
NotatkiDodatkowe informacje (np. instrukcje dla liczących)Nie

Uczestnicy inwentaryzacji

Na formularzu inwentaryzacji możesz określić osoby pełniące konkretne role:

Rola Opis
Kierownik inwentaryzacjiOsoba odpowiedzialna za przebieg inwentaryzacji
Przewodniczący komisjiPrzewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Osoby materialnie odpowiedzialneOsoby odpowiedzialne za mienie na magazynie
Uczestnicy (osoby liczące)Użytkownicy przypisani do fizycznego liczenia
Dane uczestników są drukowane na dokumentach eksportu (PDF) — np. na arkuszu spisu z natury.

Opcje konfiguracyjne inwentaryzacji

Arkusze spisu (Sheet)

Arkusz spisu to indywidualny dokument liczenia przypisany do konkretnego użytkownika w ramach inwentaryzacji. To w arkuszach odbywa się faktyczne liczenie produktów. Każda inwentaryzacja może mieć wiele arkuszy — po jednym (lub więcej) na osobę liczącą.

Inwentaryzacja
(np. INW/1/2025)
Arkusz 1
(Jan Kowalski)
  Arkusz 2
(Anna Nowak)
  Arkusz 3
(Piotr Wiśniewski)

Dane arkusza

Pole Opis
Numer arkuszaAutomatyczny numer w ramach inwentaryzacji (np. INW/1/2025/1, INW/1/2025/2)
Przypisany użytkownikOsoba odpowiedzialna za liczenie w tym arkuszu
StatusPlanowany → W trakcie → Zamknięty
TypZwykły (Regular) lub Korygujący (Amendments)
EtapNumer etapu kontrolnego, do którego należy arkusz
NotatkiDodatkowe informacje dla osoby liczącej
TagiEtykiety do organizacji arkuszy
Wybrane lokalizacjeOpcjonalne zawężenie do konkretnych lokalizacji (tryb po lokalizacjach/hybrydowy)
Data zamknięciaKiedy arkusz został zamknięty (CutOff)

Cykl życia arkusza

Planowany Rozpocznij Spis W trakcie
(liczenie)
Zamknięty

Tworzenie arkusza

  1. Otwórz inwentaryzację i przejdź do zakładki z arkuszami.
  2. Kliknij „Dodaj arkusz".
  3. Wybierz użytkownika, któremu przypisujesz arkusz (Pracownicy z rolą Member są automatycznie przypisywani do siebie).
  4. Opcjonalnie dodaj notatki i wybierz lokalizacje (w trybie po lokalizacjach/hybrydowym).
  5. Zapisz — arkusz pojawi się na liście z statusem Planowany.

Rozpoczynanie i zamykanie arkusza

Arkusz można rozpocząć dopiero po wystartowaniu samej inwentaryzacji:

  1. Po rozpoczęciu inwentaryzacji otwórz swój arkusz.
  2. Kliknij „Rozpocznij Spis" — status zmieni się na W trakcie.
  3. Licz produkty — wprowadzaj ilości w siatce produktów.
  4. Po zakończeniu liczenia kliknij „Zamknij arkusz" — system zapisze datę zamknięcia i zablokuje dalsze edycje.
Jeden użytkownik może mieć wiele arkuszy w tej samej inwentaryzacji — np. osobny arkusz na każdy etap kontrolny lub arkusz korygujący do poprawy wcześniejszych wyników.

Arkusze korygujące

Na etapie korygowania (po etapach kontrolnych) system tworzy arkusze typu „Korygujący" (Amendments). Arkusz korygujący może pokazywać tylko produkty z rozbieżnościami z poprzedniego etapu — dzięki temu osoba licząca skupia się wyłącznie na pozycjach wymagających ponownego sprawdzenia.

W arkuszu korygującym możesz włączyć filtr „Pokaż tylko rozbieżności", aby widzieć tylko produkty, których ilości różniły się między etapami.

Uprawnienia do arkuszy

Rola Uprawnienia do arkuszy
Pracownik Widzi i liczy tylko swoje arkusze — przypisane do niego. Może rozpocząć i zamknąć arkusz jeśli inwentaryzacja ma włączoną opcję kontroli arkuszy przez pracownika.
Lider / Admin Może tworzyć arkusze, przypisywać je użytkownikom, rozpoczynać, zamykać i edytować wszystkie arkusze w inwentaryzacji.

11. Tryby liczenia

SmartInvent obsługuje cztery tryby liczenia, dostosowane do różnych potrzeb:

Tryb Opis Licencja
Standardowy Proste liczenie produktów — podajesz ilość każdego produktu. Podstawowa
Po lokalizacjach Liczenie z rozbiciem na lokalizacje w magazynie (regały, półki). Zaawansowana
Po partiach Liczenie z rozbiciem na partie / LOT. Zaawansowana
Hybrydowy Kombinacja — liczenie wg partii i lokalizacji jednocześnie. Zaawansowana

12. Liczenie

Liczenie odbywa się w arkuszach spisu (Sheet). Po rozpoczęciu inwentaryzacji i wystartowaniu arkusza, przypisany użytkownik może wprowadzać policzone ilości. Interfejs dostosowuje się do wybranego trybu liczenia.

Liczenie w zależności od trybu

Tryb Co widzi użytkownik Co wprowadza
Standardowy Lista produktów Ilość policzoną dla każdego produktu
Po lokalizacjach Produkty pogrupowane wg lokalizacji (regał, półka) Ilość na każdej lokalizacji osobno
Po partiach Produkty z wyświetlonymi numerami partii Ilość per partia (LOT)
Hybrydowy Produkty pogrupowane wg partii i lokalizacji Ilość per partia na każdej lokalizacji

W aplikacji webowej

  1. Otwórz swój arkusz spisu — znajdziesz go w liście arkuszy inwentaryzacji.
  2. Jeśli arkusz jest w statusie „Planowany", kliknij „Rozpocznij Spis".
  3. Wyszukaj produkt po nazwie, SKU lub kodzie kreskowym.
  4. Wprowadź policzoną ilość w odpowiednim polu (zależnie od trybu — globalnie, per lokalizacja lub per partia).
  5. Ilości zapisują się automatycznie — dane są natychmiast widoczne w podsumowaniu.

W aplikacji mobilnej

  1. Wybierz przydzielony arkusz spisu z listy (wyświetla się jako numer inwentaryzacji + numer arkusza, np. INW/1/2025/1).
  2. Zeskanuj kod kreskowy produktu aparatem telefonu lub skanerem zewnętrznym.
  3. System automatycznie rozpozna produkt — wprowadź ilość.
  4. Zatwierdź — dane zapisują się lokalnie i synchronizują do chmury.

Tymczasowe produkty

Jeśli administrator włączył opcję „Tymczasowe produkty", użytkownik może podczas liczenia dodać produkt, którego nie ma w katalogu. Wystarczy podać nazwę lub SKU — produkt trafi do inwentaryzacji jako tymczasowy i będzie widoczny w podsumowaniu.

Opcja „Pokaż stany systemowe" może być wyłączona przez Administratora, aby osoby liczące nie widziały oczekiwanych ilości (tzw. liczenie „na ślepo"). Zmniejsza to ryzyko sugerowania się danymi systemowymi.
Wielu użytkowników może liczyć tę samą inwentaryzację jednocześnie — system na bieżąco agreguje wyniki ze wszystkich urządzeń.

13. Podsumowanie inwentaryzacji

Po zakończeniu liczenia Administrator widzi podsumowanie, które porównuje ilości policzone z ilościami systemowymi (z migawki).

Kolumny podsumowania

Kolumna Opis
SKUSymbol produktu
Nazwa produktuNazwa z katalogu
Kod kreskowyEAN produktu
Ilość systemowaStan z migawki (zamrożony przy starcie inwentaryzacji)
Ilość policzonaSuma ilości wprowadzonych przez osoby liczące
RóżnicaIlość policzona − ilość systemowa
CenaCena jednostkowa produktu
Wartość różnicyRóżnica × cena (wartość niedoboru lub nadwyżki)

Widoki podsumowania wg trybu

Tryb inwentaryzacji Grupowanie wyników
StandardowyPłaska lista produktów
Po lokalizacjachProdukty pogrupowane wg lokalizacji (regał, półka)
Po partiachProdukty pogrupowane wg numeru partii (LOT)
HybrydowyProdukty pogrupowane wg partii → wg lokalizacji

Interpretacja różnic

📉 Różnica ujemna (niedobór)

Policzona ilość jest mniejsza niż systemowa — na magazynie brakuje towaru.

📈 Różnica dodatnia (nadwyżka)

Policzona ilość jest większa niż systemowa — na magazynie jest więcej towaru niż w systemie.

Jeśli korzystasz z wieloetapowego liczenia, możesz porównać wyniki między etapami — system pokaże, gdzie etap 1 i etap 2 się różnią, co pomaga wychwycić błędy w liczeniu.

14. Etapy kontrolne (multi-stage)

SmartInvent umożliwia wieloetapowe liczenie. Każdy etap to niezależna runda liczenia tych samych produktów.

  1. Administrator zamyka etap 1 — system zapisuje wyniki.
  2. Otwiera się etap 2 — użytkownicy liczą ponownie od zera.
  3. Po zamknięciu etapu 2 dostępne jest porównanie etapów — system pokazuje, gdzie wyniki różnią się między etapami.
  4. Można otworzyć kolejne etapy (liczba konfigurowana per firma).
Porównanie etapów pomaga znaleźć błędy w liczeniu — jeśli etap 1 i 2 dają tę samą ilość, wynik jest wiarygodny.

15. Eksport wyników

Wyniki inwentaryzacji można eksportować do wielu formatów za pomocą wbudowanego kreatora eksportu (krok po kroku).

Dostępne formaty

Format Opis Zastosowanie
XLSXArkusz Excel z konfigurowalnymi kolumnami i grupowaniemAnaliza danych, archiwizacja, własne raporty
PDFDokument PDF (arkusz spisu z natury)Druk, oficjalne dokumenty, podpisy komisji
EPPFormat EPP (własnościowy)Import do systemu EPP
INWFormat INW (własnościowy)Import do zewnętrznego systemu inwentaryzacyjnego
XML (Subiekt Nexo)XML kompatybilny z Subiekt NexoImport bezpośrednio do ERP Subiekt Nexo

Kreator eksportu — krok po kroku

  1. Krok 1: Wybierz format — wskaż docelowy format pliku (XLSX, PDF, EPP, INW lub XML).
  2. Krok 2: Konfiguracja opcji — ustaw szczegółowe opcje eksportu (patrz tabela poniżej).
  3. Krok 3: Mapowanie nagłówka — wybierz i ułóż kolumny nagłówka dokumentu (np. numer inwentaryzacji, data, magazyn, uczestnicy).
  4. Krok 4: Mapowanie pozycji — wybierz i ułóż kolumny pozycji produktów (np. SKU, Nazwa, Ilość systemowa, Ilość policzona, Różnica, Cena, Wartość).
  5. Krok 5: Pobierz plik — system wygeneruje plik i udostępni go do pobrania.

Opcje konfiguracji eksportu

Opcja Opis
Grupuj wg lokalizacjiOsobne sekcje (lub arkusze w pliku XLSX) dla każdej lokalizacji
Grupuj wg partiiOsobne sekcje (lub arkusze) dla każdej partii
Uwzględnij niepoliczoneCzy pokazać produkty, których nikt nie policzył
Użyj stanów początkowychPorównanie z ilościami z momentu startu inwentaryzacji (migawka)
Pokaż nazwy kolumn nagłówkaCzy drukować nazwy kolumn w sekcji nagłówka
Pokaż nazwy kolumn pozycjiCzy drukować nazwy kolumn w sekcji pozycji
Separator kolumnSeparator w formatach tekstowych

Eksport XLSX — szczegóły arkusza Excel

Format XLSX generuje plik Excel z pełną kontrolą nad zawartością:

Przykładowa zawartość arkusza XLSX

Lp. SKU Nazwa Kod kreskowy Ilość syst. Ilość policzona Różnica Cena Wartość różnicy
1PRD-001Śruba M8x305901234567890150148-20,85 zł-1,70 zł
2PRD-002Nakrętka M85901234567891300305+50,35 zł+1,75 zł
3PRD-003Farba akrylowa 1L59012345678925050024,99 zł0,00 zł

Eksport PDF — arkusz spisu z natury

Format PDF generuje gotowy do druku arkusz spisu z natury zawierający:

Eksport XML (Subiekt Nexo) automatycznie mapuje produkty po ExternalErpId — dzięki temu plik można bezpośrednio zaimportować do Subiekta Nexo jako dokument inwentaryzacyjny.

16. Aplikacja mobilna

SmartInvent posiada natywną aplikację mobilną dostępną na:

🤖 Android

Android 7.0+ (API 24+)

🍎 iOS / macOS

iOS 15.0+ / macOS Catalyst 15.0+

🪟 Windows

Windows 10+ (build 17763+)

Logowanie w aplikacji mobilnej

Logowanie odbywa się przez konto Microsoft — identycznie jak w wersji webowej. Dodatkowo dostępna jest autentykacja biometryczna (odcisk palca / Face ID).

Ekran główny — lista arkuszy spisu

Po zalogowaniu aplikacja mobilna wyświetla wyłącznie arkusze spisu (Sheets) przypisane do zalogowanego użytkownika. Użytkownik nie widzi listy inwentaryzacji — widzi od razu konkretne arkusze, w których ma liczyć.

Arkusz spisu to jedyny „punkt wejścia" do liczenia w aplikacji mobilnej. Aby użytkownik mógł liczyć, Lider lub Administrator musi wcześniej utworzyć arkusz i przypisać go do tego użytkownika w panelu webowym.

Co widać na liście arkuszy?

Każdy arkusz na liście wyświetla:

Element Przykład Opis
Numer arkuszaINW/1/2025/1Numer inwentaryzacji + numer arkusza
StatusW trakciePlanowany / W trakcie / Zamknięty
EtapEtap 1Numer etapu kontrolnego
MagazynMagazyn główny KrakówNazwa magazynu powiązanego z inwentaryzacją
Liczba pozycji48Ile produktów jest do policzenia w arkuszu

Jak wygląda praca w aplikacji mobilnej?

  1. Po zalogowaniu widzisz listę swoich arkuszy — wybierz ten, w którym chcesz liczyć.
  2. Jeśli arkusz ma status „Planowany", kliknij „Rozpocznij Spis" — status zmieni się na „W trakcie".
  3. Skanuj kody kreskowe aparatem lub skanerem zewnętrznym — system rozpozna produkt.
  4. Wprowadź policzoną ilość — dane zapisują się lokalnie i synchronizują do chmury.
  5. Po policzeniu wszystkich produktów kliknij „Zamknij arkusz".
Jeśli nie widzisz żadnych arkuszy na liście, oznacza to, że Lider lub Administrator nie przypisał Ci jeszcze arkusza w ramach inwentaryzacji. Skontaktuj się z osobą zarządzającą inwentaryzacją.
Aplikacja mobilna jest zaprojektowana tak, aby pracownik widział tylko to, co musi policzyć — bez zbędnych menu i ekranów administracyjnych. Dzięki temu praca w terenie jest szybka i intuicyjna.

17. Skanowanie kodów kreskowych

Skanowanie kodów kreskowych odbywa się wewnątrz otwartego arkusza spisu. Po wybraniu arkusza z listy i rozpoczęciu liczenia, aplikacja mobilna obsługuje skanowanie na kilka sposobów:

System obsługuje kody GS1 i automatycznie parsuje dane z kodów kreskowych (numer partii, data ważności itp.).

Po zeskanowaniu kodu system wyszukuje produkt w katalogu i automatycznie otwiera pole do wpisania ilości. Wynik jest zapisywany w kontekście aktualnie otwartego arkusza spisu.

18. Praca offline

Aplikacja mobilna może działać bez połączenia z internetem. Dane arkuszy spisu i produktów są przechowywane lokalnie:

  1. Przed wejściem w teren zsynchronizuj dane — aplikacja pobierze Twoje arkusze spisu, listę produktów i stany magazynowe.
  2. Otwórz arkusz spisu i licz produkty normalnie — skanuj kody i wprowadzaj ilości. Dane zapisywane są lokalnie (SQLite).
  3. Po odzyskaniu połączenia kliknij „Synchronizuj" — policzone ilości z arkusza zostaną wysłane do chmury.
Synchronizacja używa protokołu delta sync — przesyłane są tylko zmiany, nie cały zestaw danych.

19. Synchronizacja z ERP

SmartInvent pozwala na automatyczną synchronizację danych z systemem ERP zainstalowanym w Twojej firmie (np. Subiekt Nexo).

Jak to działa?

SyncAgent
(usługa Windows)
Baza ERP
(SQL Server)
Chmura SmartInvent
(gRPC API)
Twoje produkty
i stany

Co jest synchronizowane?

Dane Kierunek Opis
ProduktyERP → SmartInventNazwy, SKU, kody kreskowe, jednostki, ceny
Stany magazynoweERP → SmartInventAktualne ilości produktów na magazynach
Partie (LOT)ERP → SmartInventNumery partii, daty ważności, daty dostaw

Instalacja SyncAgent — krok po kroku

  1. Pobierz instalator — w panelu administracyjnym SmartInvent przejdź do Ustawienia → Synchronizacja ERP i pobierz instalator SyncAgent.
  2. Zainstaluj na serwerze — uruchom instalator na serwerze Windows, na którym dostępna jest baza danych ERP (SQL Server). SyncAgent zainstaluje się jako usługa Windows.
  3. Skonfiguruj połączenie — w pliku konfiguracyjnym podaj:
    • Connection string do bazy danych ERP (SQL Server)
    • Klucz API firmy SmartInvent (do autentykacji z chmurą)
    • Adres endpointu gRPC SmartInvent
  4. Uruchom usługę — SyncAgent automatycznie rozpocznie synchronizację danych.
  5. Sprawdź dane — po kilku minutach produkty i stany powinny pojawić się w SmartInvent.

Mapowania synchronizacji

SyncAgent wykorzystuje mapowania pól, które definiują, jak dane z ERP przekładają się na pola w SmartInvent. Mapowania pozwalają np. określić, która kolumna w bazie ERP odpowiada nazwie produktu, a która kodowi kreskowemu.

Synchronizacja odbywa się automatycznie w tle. SyncAgent okresowo sprawdza zmiany w bazie ERP i przesyła tylko zmienione dane (delta sync), co minimalizuje obciążenie.
Jeśli Twój system ERP nie jest obsługiwany „z pudełka", skontaktuj się z nami — możemy przygotować dedykowany konektor.

20. Klucze API

Dla zaawansowanych integracji możesz tworzyć klucze API w panelu administracyjnym. Klucze pozwalają zewnętrznym systemom komunikować się ze SmartInvent.

  1. Przejdź do Ustawienia → Klucze API.
  2. Kliknij „Dodaj klucz".
  3. Nadaj nazwę i zapisz — klucz zostanie wygenerowany.
  4. Skopiuj klucz i użyj go w swoim systemie.
Klucz API jest wyświetlany tylko raz — po zapisaniu nie będzie można go ponownie wyświetlić. Przechowuj go bezpiecznie.

21. Plany i licencje

SmartInvent oferuje różne plany licencyjne:

Funkcja Plan podstawowy Plan zaawansowany
Inwentaryzacja standardowa
Eksport (XLSX, PDF, EPP, INW, XML)
Aplikacja mobilna
Lokalizacje
Partie / batch
Tryb hybrydowy
Dokumenty magazynowe

Dodatki (add-ons)

Tryby płatności

22. Płatności

Płatności obsługiwane są przez Stripe — bezpieczny system płatności online.

  1. Przejdź do Panel administracyjny → Płatności.
  2. Wybierz plan lub dodatek, który chcesz kupić.
  3. Zostaniesz przekierowany do Stripe Checkout — podaj dane karty.
  4. Po pomyślnej płatności licencja zostaje aktywowana automatycznie.
  5. Faktura zostanie wysłana na Twój e-mail.
Subskrypcję możesz anulować w dowolnym momencie w zakładce Płatności. Dostęp zachowasz do końca opłaconego okresu.

23. Blog, changelog i roadmapa

Dostępne zarówno na stronie marketingowej, jak i w panelu aplikacji.

24. Dokumenty magazynowe

Moduł dokumentów magazynowych służy do ewidencji i kontroli ruchów towarów na magazynie. Dokumenty mogą być importowane z systemu ERP (automatycznie przez SyncAgent lub ręcznie z pliku Excel) albo generowane automatycznie przez system przy zamknięciu inwentaryzacji.

Dokumenty magazynowe służą jedynie do ustalenia partii oraz do kontroli wydań i dostaw. Nie mają wpływu na stan magazynowy — stany aktualizowane są przez moduł Stany magazynowe lub synchronizację ERP.

Typy dokumentów

Typ Skrót Opis
Przyjęcie zewnętrznePZPrzyjęcie towarów od dostawcy na magazyn
Wydanie zewnętrzneWZWydanie towarów z magazynu do odbiorcy
Rozchód wewnętrznyRWWewnętrzne wydanie materiałów (np. do produkcji)
Przyjęcie wewnętrznePWWewnętrzne przyjęcie materiałów (np. z produkcji)
Przesunięcie międzymagazynoweMMTransfer towarów między magazynami
Inwentaryzacja — niedobórIN-Dokument generowany automatycznie przy zamknięciu inwentaryzacji (brakujące towary)
Inwentaryzacja — nadwyżkaIN+Dokument generowany automatycznie przy zamknięciu inwentaryzacji (nadmiarowe towary)
InnyInnyNiestandardowy typ dokumentu zdefiniowany w systemie ERP

Pochodzenie dokumentów

Źródło Opis
ERPDokument zaimportowany z systemu ERP (automatycznie przez SyncAgent lub ręcznie z pliku Excel)
InwentaryzacjaDokument wygenerowany automatycznie w wyniku zamknięcia inwentaryzacji (IN+ / IN-)

Statusy dokumentów

Nowy W trakcie Zweryfikowany
lub Niezgodność
Zamknięty
Status Opis
NowyDokument zaimportowany z ERP lub wygenerowany — jeszcze nie sprawdzony
W trakcieDokument przypisany do użytkownika, trwa weryfikacja
ZweryfikowanySprawdzony — dokument jest zgodny z rzeczywistością
NiezgodnośćSprawdzony — wykryto różnice między dokumentem a stanem faktycznym
ZamkniętyDokument zatwierdzony i zamknięty

Dane dokumentu

Pole Opis
Numer dokumentuUnikalny numer dokumentu (z ERP lub wygenerowany)
Typ dokumentuPZ, WZ, RW, PW, MM, IN+, IN- lub inny
Nazwa typu z ERPOryginalna nazwa typu dokumentu z systemu ERP
Data wystawieniaData wystawienia dokumentu
MagazynMagazyn, którego dotyczy dokument
KontrahentNazwa dostawcy lub odbiorcy
Łączna ilośćSuma ilości ze wszystkich pozycji dokumentu
Łączna wartośćSuma wartości ze wszystkich pozycji dokumentu
StatusAktualny status dokumentu
ZgodnośćWynik weryfikacji — zgodny / niezgodny / niesprawdzony
Przypisany użytkownikOsoba odpowiedzialna za weryfikację dokumentu
Eksport ERPCzy dokument został wyeksportowany do systemu ERP

Pozycje dokumentu

Każdy dokument magazynowy zawiera listę pozycji (linii) z informacjami o produktach:

Pole Opis
Kod produktuSKU produktu z katalogu lub z ERP
Nazwa produktuNazwa produktu
IlośćIlość na pozycji
JednostkaJednostka miary (szt., kg, m, l itp.)
Cena jednostkowaCena za jednostkę
WartośćIlość × cena jednostkowa
Numer partiiNumer LOT/batch (opcjonalnie)
Data ważnościData ważności partii (opcjonalnie)
LokalizacjaKod lokalizacji magazynowej (opcjonalnie)

Sprawdzanie dokumentów magazynowych

Kluczową funkcją modułu dokumentów jest sprawdzanie (weryfikacja) — fizyczne potwierdzenie, że towary wymienione w dokumencie rzeczywiście zostały przyjęte lub wydane zgodnie z dokumentem. Sprawdzanie pozwala wychwycić niezgodności między dokumentacją a stanem faktycznym.

Tryby weryfikacji

Przy tworzeniu sprawdzenia wybierasz jeden z dwóch trybów:

✅ Tryb podstawowy (Basic)

Szybka weryfikacja — jeden arkusz, jedna osoba. System automatycznie tworzy inwentaryzację typu „Kontrola dokumentu" z jednym arkuszem spisu przypisanym do Ciebie. Możesz od razu zacząć liczyć produkty z dokumentu.

  • Bez etapów kontrolnych
  • Dokładne dopasowanie ilości
  • Idealny do szybkiego sprawdzenia pojedynczej dostawy

📋 Tryb zaawansowany (Advanced)

Wieloetapowa kontrola — pełny mechanizm inwentaryzacyjny. Tworzysz inwentaryzację z możliwością wielu arkuszy, wielu osób liczących i etapów kontrolnych. Dodatkowo wybierasz tryb liczenia:

  • Standardowy — liczenie wg produktu
  • Po partiach — liczenie wg produktu i partii/dostawy
Tryb weryfikacji jest ustawiany jednorazowo przy tworzeniu sprawdzenia i nie może być zmieniony po rozpoczęciu. Sprawdzenie dokumentu tworzy specjalną inwentaryzację typu „Kontrola dokumentu" (DocumentsOnly), która zawiera wyłącznie produkty z danego dokumentu.

Jak utworzyć sprawdzenie dokumentu?

  1. Przejdź do Dokumenty magazynowe — zobaczysz listę dokumentów.
  2. Kliknij ikonę „Utwórz sprawdzenie dokumentu" (ikona ✓) przy wybranym dokumencie.
    Dokumenty wygenerowane automatycznie (IN+/IN-) nie mogą mieć sprawdzenia.
  3. Wybierz tryb weryfikacji — Podstawowy lub Zaawansowany.
  4. System utworzy inwentaryzację z produktami z dokumentu i automatycznie rozpocznie arkusz spisu (w trybie podstawowym) lub przekieruje do ekranu inwentaryzacji (w trybie zaawansowanym).
  5. Licz produkty — porównując ilości z dokumentu ze stanem faktycznym na magazynie.
  6. Po zakończeniu liczenia — zamknij arkusz. System automatycznie porówna wyniki z pozycjami dokumentu i oznaczy dokument jako Zweryfikowany lub Niezgodność.

Cykl życia sprawdzenia dokumentu

Dokument (Nowy) Utwórz sprawdzenie Liczenie
(arkusz spisu)
Zamknięcie
(Zgodny / Niezgodność)

Ponowne otwarcie sprawdzenia

Jeśli sprawdzenie dokumentu zostało zamknięte, ale wymagana jest ponowna weryfikacja, Lider lub Administrator może ponownie otworzyć zamknięte sprawdzenie. Wymaga to włączonej opcji „Zezwalaj na edycję po zamknięciu" w konfiguracji firmy.

Status sprawdzenia na liście dokumentów

Status sprawdzenia Opis
ZaplanowaneSprawdzenie utworzone, ale jeszcze nie rozpoczęte
W trakcieTrwa liczenie / weryfikacja
ZakończoneSprawdzenie zamknięte — wynik dostępny
Brak sprawdzenia (dokument jeszcze nie weryfikowany)
Na liście dokumentów możesz kliknąć chip ze statusem sprawdzenia, aby szybko przejść do wyników kontroli dokumentu.

Import dokumentów z Excela

Jeśli synchronizacja ERP nie jest aktywna, dokumenty magazynowe można importować masowo z pliku Excel (.xlsx). Import przebiega w trzech krokach:

  1. Wgrywanie pliku: Przejdź do Dokumenty magazynowe → Importuj dokumenty i wybierz plik Excel (.xlsx). System odczyta nagłówki kolumn z arkusza.
  2. Mapowanie kolumn: Przypisz kolumny z pliku do pól dokumentu:
    • Wymagane: Typ dokumentu, Numer dokumentu, Kod artykułu, Ilość
    • Opcjonalne: Data, Magazyn, Cena, Wartość, Kontrahent, Nr partii, Data ważności, Nr dostawy
  3. Podgląd i zatwierdzenie: System wyświetli podsumowanie — ile dokumentów rozpoznał, ile pozycji, ile wierszy z błędami. Wiersze z błędami (np. nieznany kod artykułu) zostaną pominięte. Kliknij „Zatwierdź import".

Przykładowy arkusz importu

Typ Numer dokumentu Data Kod artykułu Ilość Cena Kontrahent
PZPZ/001/20252025-01-15PRD-0011000.85Dostawca ABC
PZPZ/001/20252025-01-15PRD-0022000.35Dostawca ABC
WZWZ/001/20252025-01-20PRD-0035024.99Odbiorca XYZ
Nieznane typy dokumentów (np. własne skróty z ERP) są automatycznie mapowane jako „Inny", a oryginalna nazwa zachowywana w polu opisu. Znane skróty (PZ, WZ, RW, PW, MM, IN+, IN-) rozpoznawane są automatycznie.
Import ręczny jest dostępny tylko wtedy, gdy synchronizacja ERP nie jest aktywna. Jeśli SyncAgent jest skonfigurowany, dokumenty pobierane są automatycznie z systemu ERP.

Dokumenty w aplikacji mobilnej

Aplikacja mobilna również obsługuje moduł dokumentów magazynowych. Po zalogowaniu użytkownik widzi listę dokumentów z możliwością:

Moduł Dokumentów magazynowych wymaga licencji z funkcją Zaawansowana inwentaryzacja.

25. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę korzystać z aplikacji bez internetu?

Tak — aplikacja mobilna obsługuje tryb offline. Dane synchronizują się po odzyskaniu połączenia.

Ile osób może liczyć jednocześnie?

Nie ma limitu osób liczących — wielu użytkowników może liczyć tę samą inwentaryzację jednocześnie.

Czy mogę zaimportować produkty z mojego systemu ERP?

Tak — możesz importować produkty z Excela lub skonfigurować automatyczną synchronizację za pomocą SyncAgent.

Jakie formaty kodów kreskowych są obsługiwane?

System obsługuje standardowe kody kreskowe EAN oraz kody GS1 (z automatycznym parsowaniem danych).

Czy dane są bezpieczne?

Tak — SmartInvent korzysta z autentykacji Azure Entra ID, szyfrowanej komunikacji gRPC/TLS i izolacji danych per firma (oddzielne schematy bazy danych).

Jak anulować subskrypcję?

Przejdź do Panel administracyjny → Płatności i kliknij „Anuluj subskrypcję". Dostęp zachowasz do końca opłaconego okresu.

W jakim formacie muszą być pliki do importu?

Wszystkie importy (produkty, lokalizacje, stany, dokumenty) wymagają pliku Excel (.xlsx). Pierwszy wiersz powinien zawierać nagłówki kolumn. Po wgraniu pliku system pozwoli zmapować kolumny na odpowiednie pola.

Czym różni się plan podstawowy od zaawansowanego?

Plan zaawansowany odblokowuje: inwentaryzację po lokalizacjach, po partiach, tryb hybrydowy oraz moduł dokumentów magazynowych (PZ/WZ). Plan podstawowy oferuje liczenie standardowe i eksport do wszystkich formatów.

Czy mogę mieć wiele magazynów i oddziałów?

Tak — możesz tworzyć wiele magazynów oraz firmy podrzędne (podmioty), z których każda ma własne dane, inwentaryzacje i użytkowników. Liczba podmiotów zależy od planu licencyjnego.

Jak wygląda eksportowany arkusz Excel (XLSX)?

Plik XLSX zawiera nagłówek dokumentu (numer inwentaryzacji, data, magazyn) oraz tabelę pozycji z kolumnami, które sam wybierasz w kreatorze eksportu (SKU, Nazwa, Ilość systemowa, Policzona, Różnica, Cena, Wartość). Jeśli włączysz grupowanie, każda lokalizacja lub partia trafi do osobnego arkusza.

Czym jest sprawdzanie dokumentów magazynowych?

Sprawdzanie to fizyczna weryfikacja, czy towary z dokumentu (np. dostawy PZ lub wydania WZ) rzeczywiście zostały przyjęte lub wydane w odpowiednich ilościach. System tworzy specjalną inwentaryzację zawierającą tylko produkty z dokumentu. Po policzeniu porównuje wyniki i oznacza dokument jako zgodny lub z niezgodnością. Dostępne są dwa tryby: podstawowy (szybki, jedna osoba) i zaawansowany (wieloetapowy, wiele osób, opcjonalnie z rozbiciem na partie).

Czy dokumenty magazynowe wpływają na stany magazynowe?

Nie — dokumenty magazynowe służą wyłącznie do ewidencji i kontroli ruchów towarów oraz do ustalania partii. Stany magazynowe aktualizowane są niezależnie przez moduł Stany magazynowe, import z Excela lub synchronizację ERP.